Porządkowanie i brakowanie archiwów zakładowych
W trakcie porządkowania archiwów akt zakładowych niezwykle ważną rolę odgrywa ich brakowanie. Jest to proces polegający na niszczeniu i likwidacji dokumentów niearchiwalnych oznaczonych kategoriami B, BE lub BC. W najprostszym skrócie są to takie rodzaje dokumentów firmowych, co do których nie zachodzi potrzeba trwałego archiwizowania.
Brakowanie dokumentacji zakładowych musi odbywać się według ściśle określonych procedur. W pierwszej kolejności należy sporządzić tzw. protokół oceny niearchiwalnej na specjalnym formularzu Pu-A-33 oraz przedstawić go właściwemu organowi Archiwum Państwowego. Do tego dokumentu należy ponadto dołączyć spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczone do likwidacji (lub jako makulatura). Niszczenie dokumentów może zostać wykonane dopiero po wydaniu stosownego zezwolenia przez Archiwum Państwowe. Musi być ono jednak poprzedzone dokonaniem ekspertyzy przez odpowiednio wykwalifikowanych pracowników tej placówki.
Likwidacja określonej partii zakładowych dokumentów niearchiwalnych powinna być zrealizowana w ciągu pierwszych trzech miesięcy od momentu wydania wyżej wspomnianego zezwolenia (lub generalnego zezwolenia na brakowanie akt). Warto również dodać, że regulacje i przepisy prawne na temat tego procederu dotyczą również dokumentów poufnych i utajnionych. W takim przypadku należy jednak spełnić dodatkowe warunki stawiane przez Archiwum Państwowe.
Każdy archiwista przeprowadzający brakowanie akt zakładowych musi bardzo dobrze orientować się we wszelkich kwestiach związanych z danym przedsiębiorstwem (ważne wydarzenia w historii zakładu, reorganizacje itp.). Ponadto musi on bardzo dokładnie sprawdzić okresy archiwizacji akt oraz ich odniesienia do aktualnych wykazów. Po wykonaniu tych czynności może już przejść do wytypowania dokumentacji do brakowania. Wybrane dokumenty zapisywane są na specjalnym formularzu, uwzględniając ich właściwą kolejność oraz pozycję zapisu.