Przepisy prawne o archiwizacji danych
W związku z faktem iż dokumentacja niemal w każdym przedsiębiorstwie stanowi niezwykle istotny element dla jego funkcjonowania, bardzo ważne jest jej właściwe przechowywanie. Postępowanie z dokumentami firmowymi w naszym kraju określają więc odpowiednie przepisy prawne, których przestrzeganie jest obowiązkiem każdego polskiego przedsiębiorstwa bez względu na jego wielkość oraz branżę.
Przepisy prawne o właściwym przechowywaniu danych firmowych dotyczą przede wszystkim dokumentów znajdujących się w archiwum kadr i księgowości. Najbardziej istotnym aktem prawnym, regulującym zakres polskiego prawa archiwalnego jest niewątpliwie ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku „ o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”. Innym niemniej ważnym dokumentem jest jeszcze stosowne rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z 25 lipca 1984 roku, traktujące o „zasadach klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych”.
Oprócz wyżej wymienionych aktów prawnych, jak również zarządzeń Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 13 grudnia i 12 lipca 2000 roku, właściwe postępowanie z dokumentami określają także takie przepisy jak: ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku, ustawa o prawie prasowym z 26 stycznia 1984 roku, ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 roku, rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji kancelarii tajnych (9 luty 1999 roku) oraz ustawa o ochronie informacji niejawnych z 22 stycznia 1999 roku.
Najważniejsze przepisy prawne dotyczące archiwizacji dokumentów w późniejszych latach były kilkakrotnie modyfikowane. Obecnie wszelkie dokumentacje (zarówno państwowe, jak i niepaństwowe) muszą być przechowywane we właściwych archiwach od pięciu do nawet pięćdziesięciu lat. Czas ten zależny jest od rodzaju poszczególnych dokumentów. Warto również przy tym dodać, że około 25% akt o trwałej wartości historycznej jest integralną częścią tzw. narodowego zasobu archiwalnego.